能源部


能源部关于印发《能源部设计、科研单位档案管理升级考核评审办法》（试行）的通知

1990年2月19日，能源部

为了进一步加强部属设计、科研单位的档案工作，提高档案管理水平，经国家档案局同意，决定在部属设计、科研单位开展档案管理升级工作。现将《能源部设计、科研单位档案管理升级考核评审办法》（试行）印发给你们，请结合本单位实际情况，认真贯彻执行。

附：能源部设计、科研单位档案管理升级考核评审办法（试 行）
为了进一步提高设计、科研单位档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科研档案管理暂行规定》，参照《企业档案管理升级试行办法》，结合设计、科研单位的特点和本部档案工作情况，特制定本办法。
一、档案管理升级工作要求
档案管理升级是档案工作进行整体建设，全面提高管理素质的有效途径，也是提高设计、科研管理水平，强化设计、科研工作改革，促进技术进步的一项基本条件和保证措施。因此，设计、科研单位档案管理升级工作，必须进行全面考核，坚持高标准、严要求，扎扎实实地提高设计、科研单位档案管理水平。
二、档案管理考核内容和等级标准（见附件一）
三、档案管理等级划分
设计、科研档案管理分为三个等级。即甲级、乙级和丙级。各等级评定分别以百分计，甲级达标为96分，乙级达标为91分，丙级达标为86分。
四、档案管理升级申报程序
设计、科研单位档案管理升级以自愿申请为原则，根据申报的等级按照《标准》规定的项目和内容，应做好自检，自检合格后，向上级主管部门申报。申报时必须填好《设计、科研单位档案管理升级登记表》（见附表）和《档案管理升级申请报告》各一式五份。
申请报告要有如下内容：
1．本单位基本情况简介；
2．档案管理升级自检评述；
3．归档率、完整率、准确率、查全率、查准率五项考查指标的检查情况和计算方法；
4．档案开发利用情况及典型效益材料；
5．各种数据对比以近三年档案基本情况为基数。
本单位主管领导要认真审查申报材料，并在五份《登记表》上签署详细意见，加盖公章，连同《申请报告》送上级主管部门审查签署意见后，报部或有关部门，同时抄报单位所在省、市档案局。设计、科研单位档案管理一般要求逐级晋升，但确实具备越级条件的单位，报请主管部门批准，也可以破格晋升。
五、档案管理升级的考核评定
1．考核评定工作的组织
部属设计单位和东煤公司所属设计院申报甲级、乙级档案管理时，由部组织考评；申报丙级档案管理时，以主管部门为主，会同所在省（自治区、直辖市）档案局共同组织考评。部直属科研单位申报各级档案管理时，均由部组织考评。部属其它科研单位和东煤公司所属科研单位申报甲级、乙级档案管理时，由部组织考评；申报丙级档案管理时，由主管部门会同所在省（自治区、直辖市）档案局共同组织。
在各级档案管理考评时，必须有部级评审员参加。部级评审员由部聘任。
2．批准发证
各级档案管理均由部批准发证。
3．证书的作用。
档案管理等级证书是验证设计、科研档案工作效益和衡量档案管理水平的标志。
六、档案升级考核评审的步骤和方法
步骤：申报单位进行自检后，应呈请上级主管部门进行预检和业务指导，认为符合标准时，报请部或有关部门组织考核评审。
方法：根据各单位的申报和审查意见，部或有关部门组织考评小组，对申报单位进行现场考核评定工作。考评小组一般由3～5人组成，最多不超过10人。考核评审时，既要严格掌握标准，又要从实际出发。一般采取听、看、查、问、评的方法进行。听：就是听主管档案工作的院（所）领导和档案部门领导的全面汇报。看：就是现场察看，看库房、设备、规章制度、案卷质量、档案交接验收和管理手续、档案归档控制手段、开发利用情况及统计台帐等。查：根据自检评述，对“五率”进行抽查，检查其是否真正达标。问：在检查过程中对宣传贯彻《档案法》、岗位责任制、工作程序、全面质量管理提出询问。评：根据听、看、查、问的结果，对照《标准》进行综合分析，作出基本评价，确定是否达到申报的等级。
七、档案管理升级工作的监督检查
档案管理等级不是“终身制”。主管部门将定期或不定期对设计、科研单位档案管理升级工作进行检查。发现档案管理低于证书等级时，要求该单位限期整顿，到期仍不合格者，上报发证机关降低或吊销其证书。
八、奖励
设计、科研单位档案管理获得甲、乙级证书时，应给予主管领导、档案部门和人员表彰奖励。
九、本办法未尽事项，解释权属能源部。待国家制定出有关办法后，再行修定。
附件一 档案管理考核内容和等级标准
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等级标准：甲级
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考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
一、设计、科研 | |20 |
档案管理体系 | | |
（一）由院、所长 |1．档案工作列入了主管档 | 2 |查领导岗位责任
或副院、所 | 案工作的院、所长的工作 | |制有无领导档案
长领导档 | 日程和职责 | |工作的条款
案工作 | | |
|2．对档案工作有要求、有检 | 2 |查领导会议记录
| 查、有总结。每年有两次 | |有无研究档案工
| 以上听取档案部门的工 | |作和听取档案部
| 作汇报 | |门汇报内容
|3．为档案工作切实解决了 | 3 |查研究解决档案
| 机构、人员、库房、设备、 | |工作中实际问题
| 经费等实际问题 | |的记录、记载
|4．组织学习、贯彻实施《档 | 1 |
| 案法》和有关档案工作的 | |
| 法规文件 | |
（二）建立与档 |1．设立了直属院、所领导的 | 3 |档案机构的设置
案工作相 | 档案处、科、室。配备了 | |应与本院、所其他
适应的机 | 能胜任档案工作的领导 | |处（室）、科（室）
构和配备 | 干部，其主要负责人应具 | |相适应
了能胜任 | 有中级以上专业技术职 | |
档案工作 | 务和大专以上学识水平 | |
的领导干 |2．档案机构切实承担了本 | 1 |
部 | 院、所档案工作的规划、 | |
| 组织与协调工作 | |
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等级标准：甲级
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考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
（三）实现了档 | | |
案工作的 |1．全院、所档案工作实行了 | 3 |由于驻地分散、设
综合管 | “统一领导、集中管理”， | |置分室管理短期
理，全部 | 全部档案实行综合管理， | |档案时，院、所直
档案集中 | 档案处、科、室成为全院、 | |属档案部门应有
统一管理 | 所档案、资料的贮存基地 | |分管的档案、资料
| 和利用中心，集中管理工 | |目录，并进行业务
| 程设计、科研项目（含底 | |指导和监督
| 图、原始材料）、仪器设备 | |
| 标准化、业务建设、文书、 | |
| 会计、生产技术管理、声 | |
| 相档案及科技资料 | |
（四）配备了与 |1．档案工作人员数量与档 | 1 |
档案工作 | 案管理相适应。配备能胜 | |
发展相适 | 任档案管理工作干部和 | |
应的档案 | 一定数量科技人员 | |
干部 |2．具有大专以上学识水平 | 1 |
| 的人员占档案人员总数 | |
| 50％以上 | |
|3．具有中级以上专业职务 | 1 |
| 的人员占20％以上 | |
|4．经过档案专业培训的人 | 1 |系指1983年以来
| 员占95％以上 | |参加部、省、市以
|5．档案人员享受专业技术 | 1 |上档案专训班系
| 管理人员同等待遇，并参 | |统学习三门基础
| 加院的评比、竞赛、奖励 | |课，取得结业证书
| 等活动 | |的人员
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----------------------------------------------------------------------------------
等级标准：甲级
----------------------------------------------------------------------------------
考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
二、列入院、所 | |20 |
勘察设计、 | | |
科研管理 | | |
（一）档案工作 |1．档案工作已列入设计、科 | 1 |查院、所发展规划
列入院、 | 研长期发展规划、实行了 | |
所设计科 | 计划管理 | |
研发展规 |2．计划部门安排年、季设 | 1 |查院、所年、季度
划，纳入 | 计、生产计划有归档要求 | |设计、科研计划
了计划管 | 和归档时间；科研工作和 | |
理、科研 | 建档工作实行“四同步” | |
管理、技 | 管理 | |
术管理 | | |
|3．档案部门参加生产计划 | 1 |查会议计划表
| 会议，生产调度会、科研 | |
| 开题会、工程设计启动会 | |
|4．技术部门对档案工作抓 | 1 |查技术部门对档
| 全面质量管理有措施，有 | |案部门全面质量
| 检查 | |检查考核记录
|5．把建立健全科技档案工 | 1 |查《技术管理规
| 作的有关规定纳入院《技 | |定》
| 术管理规定》中 | |
（二）建立健全 |1．有科技文件材料处室立 |0．5|查各类档案管理
了各类档 | 卷归档制度和科研人员 | |制度及纳入院所
案管理规 | 的立卷归档 | |法规执行情况
章制度， |2．有文书档案、会计等专业 |0．5|
并列入 | 档案管理制度 | |
院、所法 |3．有各种档案保管期限表 |0．5|
规中，执 | | |
行效果好 | | |
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等级标准：甲级
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考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
|4．有各种档案、科技资料借 |0．5|
| 阅制度 | |
|5．有档案库房（含底图库） |0．5|查库房管理定期
| 管理制度、保护措施，并 | |检查记录
| 有执行情况和定期检查 | |
| 记录 | |
|6．有档案鉴定销毁制度 |0．5|
|7．有档案（含底图）更改、补 |0．5|
| 充、作废、复制制度 | |
|8．有档案统计制度 |0．5|
|9．有档案保密制度 |0．5|
|10．有科技资料订购、下室 |0．5|
| 及对外交流管理制度 | |
（三）文件材料 |1．纳入档案工作主管院、所 |0．5|查院各级人员岗
的形成、 | 长岗位责任制 | |位责任制及技术
积累、整 |2．纳入有关职能部门领导 |0．5|经济责任制
理、归档 | 岗位责任制 | |
纳入院有 |3．纳入各级工程设计人员 |0．5|
关人员岗 | 及科研人员岗位责任制 | |
位责任 |4．纳入有关职能部门业务 |0．5|
制，并且 | 范围和工作程序 | |
落实到经 | | |
济责任制 |5．建立健全了档案人员岗 |0．5|
| 位责任制 | |
|6．纳入各级人员经济责任 |0．5|
| 制 | |
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等级标准：甲级
----------------------------------------------------------------------------------
考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
（四）文件材料 |1．档案部门参加技术、生产 | 1 |查会议记录
整理、归 | 设计会议及科研计划会， | |
档的完 | 了解设计及科研生产管 | |
整、准确、 | 理情况，加强对文件材料 | |
系统有切 | 的形成积累和管理的督 | |
实的控制 | 促检查 | |
措施 | | |
|2．档案部门对各职能部门 | 1 |查历年归档移交
| 在各项技术活动和各项 | |单
| 管理工作中所形成的各 | |
| 种文件材料落实专人收 | |
| 集、整理和归档 | |
|3．工程设计、科研人员外出 | 1 |查“技术管理规
| 学习，考察和参加各种会 | |定”
| 议带回的文件材料，按归 | |
| 档要求及时间向档案部 | |
| 门归档 | |
|4．档案部门参加本单位基 | 1 |
| 建工程竣工验收、科研成 | |
| 果鉴定会议，并在有关文 | |
| 件材料签字（或盖章） | |
|5．参加重要设备及引进软 | 1 |
| 件的开箱验收，并有签字 | |
|6．工程创优、科研成果评 | 1 |查创优、评奖申报
| 奖，档案部门对归档材料 | |材料
| 是否完整、准确、系统签 | |
| 署了意见 | |
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----------------------------------------------------------------------------------
等级标准：甲级
----------------------------------------------------------------------------------
考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
|7．文件材料整理、归档的完 | 1 |查质量管理措施
| 整、准确、系统要列入各 | |
| 职能部门和各级人员的 | |
| 工作质量考核内容，在奖 | |
| 惩方面有所体现 | |
三、档案工作业 | |35 |
务建设 | | |
（一）完成各种门 | | |
类和截体档 | | |
案材料的立 | | |
卷归档任务，| | |
案卷质量达 | | |
到国家标准 | | |
1．归档率达到 |1．1档案门类齐全，具有工 | 1 |按设计、科研工作
100％ | 程设计档案，科研档案、 | |计划、收发文簿、
| 标准化档案、基建档案、 | |年度科研成果情
| 业务建设档案、仪器设 | |况汇总表、案卷目
| 备档案、会计档案、文书 | |录抽查近三年各
| 档案、技术生产管理档 | |类档案归档情况
| 案、声相档案 | |
|1．2工程设计、科研、标准化 | 1 |
| 的原始文件材料，具有 | |
| 保存价值的要按项目、 | |
| 阶段、专业100％归档 | |
|1．3文书文件材料按部门、 | 1 |
| 科技文件材料按计划要 | |
| 求、科研项目按完成时 | |
| 间100％立卷归档 | |
----------------------------------------------------------------------------------
注 归档率、完整率和准确率计算方法见后。
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等级标准：甲级
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考核内容 |考核项目 |标准分|说明
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2．永久、长期保 |按照国家、部、局及各单位 | 3 |抽查近三年来竣
存的档案完 |制定的各类档案的归档范 | |工的一项重点工
整率达到 |围案卷类目或归档明细表 | |程设计档案，一项
98％ |归档，完整率达98％ | |获奖的科研档案。
| | |重点检查原始文
| | |件材料归档完整
| | |情况，抽查近三年
| | |来归档的永久、长
| | |期保存的若干卷
| | |文书档案，查其卷
| | |内文件的请示、报
| | |告、批复、正文、附
| | |件、印件、底稿等
| | |归档完整情况
3．永久、长期保 |3．1归档的各种截体的文件 | 1 |按档案（含底图）
存档案准确 | 材料必须准确地反映设 | |的修改、补充、作
率 达 到 | 计、科研和生产管理活 | |废制度或规定抽
100％ | 动的真实内容和历史过 | |查
| 程 | |
|3．2案卷项目名称、阶段、专 | 1 |若干卷蓝、底图的
| 业、册名准确揭示内容 | |更改凭证及更改
| | |情况
|3．3凡进行修改、补充的档 | 1 |
| 案蓝、底图准确一致 | |
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等级标准：甲级
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考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
|4．1．分类清楚，组卷合理， |0．5|检查各类档案分
4．案卷质量符 | 保持了卷内文件材料 | |类大纲编制及执
合国家档案 | 有机联系 | |行情况检查保管
局颁发的 | | |期限的划分合理
《机关档案工 | | |情况
作业务建设 |4．2．保管期限划分准确 |0．5|抽查若干卷原始
规范》《科学 | | |档案
技术档案工 |4．3．案卷标题简明、确切揭 |0．5|
作条例》和 | 示案卷内容 | |
各种专业档 | | |
案有关规定 | | |
|4．4．卷内文件排列条理有 |0．5|
| 序、去掉书钉、编写页 | |
| 码准确 | |
| | |
|4．5．案卷封皮、卷内目录、 |0．5|抽查近三年的永
| 备考表书写端正，字体 | |久、长期卷
| 大小适宜清晰无误 | |
| | |
|4．6．案卷装订结实，整齐美 |0．5|
| 观 | |
|4．7．永久、长期卷内无圆珠 |0．5|
| 笔书写等易褪变字迹 | |
| 材料或采取了补救措 | |
| 施 | |
|4．8．各类档案用纸、附图折 |0．5|
| 迭符合有关规定要求 | |
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----------------------------------------------------------------------------------
等级标准：甲级
----------------------------------------------------------------------------------
考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
（二）各类档案 |1．科技档案及图纸的分类 |0．5|抽查近三年来各
的分类编 | 编号按照部、局统一颁发 | |类档案的编号及
号符合部、 | 的档案分类编号办法认 | |检索卡
局有关规 | 真执行 | |
定 | | |
|2．科研档案按国家档案局 |0．5|
| 颁发的《科学技术研究课 | |
| 题档案管理规范》的要求 | |
| 拟定本单位的档案分类 | |
| 表编目 | |
|3．文书档案的分类编号符 |0．5|
| 合《机关档案工作业务建 | |
| 设规范》的有关规定 | |
|4．会计档案的分类编号符 |0．5|
| 合国家和省的《会计档案 | |
| 管理办法》的有关规定 | |
|5．其它专门档案的分类符 |0．5|
| 合本系统、本单位、本专 | |
| 业的有关规定 | |
（三）严格执行 |1．对保管期满的档案和利 |0．5|查近三年鉴定，移
档案鉴定 | 用率不高的科技档案付 | |交档案登记簿
销毁和移 | 本按规定鉴定及时处理 | |
交制度 | | |
|2．应移交的档案按有关规 |0．5|
| 定办理移交手续 | |
|3．经鉴定处理和移交的档 |0．5|
| 案均按规定填写移出、销 | |
| 毁处理登记簿，履行批准 | |
| 手续、登记册长期或永久 | |
| 保存 | |
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----------------------------------------------------------------------------------
等级标准：甲级
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考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
| | 1 |检查应用计算机
（四）档案管理 |1．档案管理现代化已列入 | |管理档案的效果
适应设 | 设计、科研管理现代化整 | |
计、科研 | 体规划，纳入计算机管理 | |
管理现代 | 子系统，开始统筹实施 | |
化的需 |2．初步采用计算机管理档 | 1 |
要，应用 | 案 | |
了现代科 |3．已配备了缩微设备的单 | 1 |检查缩微技术成
学管理方 | 位开始采用缩微复制技 | |果
法，并取 | 术，缩微设备已配套的单 | |
得了明显 | 位取得了一定成果，没有 | |
效果 | 配备的有应用开发规划 | |
|4．档案管理实现程序化、规 | 1 |检查近三年开展
| 范化、标准化、开展了全 | |ＱＣ管理，抓全面
| 面质量管理 | |质量“三个环节”
| | |活动记录和档案
（五）档案保管 | | |目标管理方法及
条件符合 | | |其效果
国家要求 | | |
1．有适应档案 |1．1有符合标准要求的适应 | 3 |检查库房、阅览
管理的用房 | 档案发展的专门库房、 | |室、办公室三分
| 办公室、阅览室，并具有 | |开，声像档案要专
| 良好的卫生环境；新建 | |库专柜保管；新建
| 档案库房的建筑设计按 | |库房按《档案库房
| 《档案馆建筑设计规范》 | |技术管理暂行规
| 执行 | |定》全面检查
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----------------------------------------------------------------------------------
等级标准：甲级
----------------------------------------------------------------------------------
考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
2．有适应档案 |2．1．有足够的档案柜架 | 1 |
管理的设备 | | |
|2．2．有足够的较为先进的 | 1 |
| 档案装具 | |
|2．3．有复制档案的专用或 | 1 |
| 公用设备 | |
3．档案管理安 |3．1．有防火、防盗、防潮、防 | 2 |检查库房铁门、窗
全保护措施 | 光、防鼠、防虫、防污 | |栏杆、去湿机、除
符合要求 | 染等安全措施 | |尘器、空调设备、
| | |温湿度计、窗帘、
| | |樟脑精、消防器材
| | |等设备及防护措
| | |施
|3．2．库房温、湿度控制适 | 1 |检查近三年室内
| 宜。一般档案库房温度 | |外温、湿度测试记
| 为14～24℃，相对湿 | |录
| 度为45～60％；保存 | |
| 母片的胶片库温度为 | |
| 13～15℃，相对湿度为| |
| 35～45％ | |
|3．3．库房内照明要使用安 | 1 |符合防火要求的
| 全灯具 | |灯具，如日光灯具
| | |其整流器要安装
| | |在灯罩的铁壳内
|3．4．档案柜（架）排放合理， | 1 |检查库房档案柜
| 标志清楚，方便管理和 | |架的排列及案卷
| 调卷 | |的排列
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----------------------------------------------------------------------------------
等级标准：甲级
----------------------------------------------------------------------------------
考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
（六）建立健全 |1．建立了以表册数字等形 | 1 |查近三年来统计
了档案的 | 式揭示档案和档案工作 | |报表或统计台帐
统计工作 | 的有关情况统计，形成制 | |
| 度化 | |
|2．对档案的收集、移交、整 | 1 |
| 理、鉴定保管和提供利用 | |
| 以及档案工作人员、机 | |
| 构、设备、经费等方面的 | |
| 数量有准确的登记、统 | |
| 计、可供综合分析档案管 | |
| 理状况的数字依据 | |
|3．准确编制了档案工作情 | 1 |
| 况统计年报，及时上报有 | |
| 关部门 | |
四、档案信息开 | |25 |
发利用 | | |
（一）档案部门 |1．贮存了本院、所全部档案 | 3 |有咨询项目介绍
已成为本 | 和重要的资料。积极提供 | |和咨询服务登记，
单位的档 | 与公布档案资料信息，提 | |档案人员熟悉家
案资料中 | 供咨询服务 | |底，了解利用规
心，开展 | | |律，准确答复本单
多种渠 | | |位档案，资料存贮
道、多种 | | |情况
形式档案 |2．档案部门与其他设计单 | 2 |查是否与本地区，
信息开 | 位建立业务联系，了解对 | |本系统进行交流
发，有加 | 档案资料的需求，积极组 | |
工整理、 | 织提供利用档案信息 | |
编研成果 | | |
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----------------------------------------------------------------------------------
等级标准：甲级
----------------------------------------------------------------------------------
考核内容 |考核项目 |标准分|说明
------------------|--------------------------------|------|--------------------
|3．开展档案信息的编研，有 | 8 |查看编研成果
| 加工整理、汇编成果；大 | |
| 事记、组织机构沿革，基 | |
| 础数据汇集、工程设计概 | |
| 况汇编、科研成果汇编， | |
| 获奖项目汇编，专题汇 | |
| 编，全宗介绍，档案形成 | |
| 说明书等 | |
|4．撰写具有一定学术水平 | 1 |查看学术论文有
| 论文或文章，并在省以上 | |两篇以上发表
| 学术讨论会议上交流或 | |
| 刊物上发表 | |
（二）档案信息 |1．为适应设计、科研生产所 | 2 |查利用效果登记
开发利用 | 需，档案部门应了解生产 | |簿
基本满足 | 现状和发展规划，有计划 | |
了本院所 | 的开展有关中心工作的 | |
设计、科 | 超前服务，积极搜集，提 | |
研工作的 | 供设计、科研所需的科技 | |
需要，对 | 资料，有事例说明 | |
促进设 |2．建立了利用效果登记，并 | 2 | 查利用效果登
计、科研 | 有典型事例说明 | |记簿
管理、技 | | |
术进步发 | | |
挥了作用 | | |
----------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------
等级标准：甲级
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考核内容 |考核项目 |标准分|说明
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（三）提供利用 |1．提供利用方式多样，供阅 | 2 |
工作做到 | 手续简便。开展跟踪服务 | |
了及时有 | 和定向服务，送货上门， | |
效和热情 | 电话咨询 | |
主动服 |2．利用手段适应工作开展， | 4 |查全率，查准率的
务，提供 | 编制适用的检索工具：有 | |测定，采用抽样检
利用查全 | 科技档案总目录及科技 | |查各类档案若干
率达到 | 档案的分类目录，有底图 | |卷（份），平均每卷
98％查准 | 档案目录，有文书档案目 | |查找时间不超过
率达到 | 录，有会计档案目录，有 | |一分钟，调阅单份
99％以上 | 全引目录（文书档案卷内 | |文件不超过三分
| 目录）全部档案检索卡等 | |钟
| 查找工具，利用者查找方 | |
| 便迅速、准确 | |
|3．根据利用效果，采取了奖 | 1 |召开利用者座谈
| 励档案人员的措施 | |会
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
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等级标准：乙级
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