采取有力措施 提高公文质量


闵 涛
公文是联系和处理工作的一种书面工具，在机关公务活动中发挥着及其重量作用。机关公文与其他公文相比，有其自身的特性。然而，由于受传统与习惯的影响，对公文质量的重量性普遍认识不高，机关文秘人员受知识结构、专业水平所限，缺乏必要训练，使得机关公文在质量上普遍偏低，影响了机关公文功效的正常发挥。
笔者仅就机关公文质量的现状等问题提出一些浅见，以便引起办公部门的重视。
一、存在的问题
1、文件使用不当，拟写公文常有文种使用不当的情况，常见“报告”与“请示”文种混为一谈。如拟写公文标题：《北安市人民法院购置档案装具的请示报告》，但文尾还写有：特此请示，请予批复，显而易见，这是一份请示文种公文，请求上级部门对文中的内容给予批复。诸如此类，标题用“报告”文种，内容是“请示”，形式与内容的不统一，这就是请示与报告不分，给收文机关的登记办文者带来误导，公文拟写文种使用不当时，常会出现延误公文处理时限，推迟办理的情况。
2、联合行文不规范
时常会遇到在联合行文过程中，有些主办机关的办文者感情用事，提出文尾盖印章时，要尊重联合行文单位，我们客气一些，印章盖在最后。这种提法是错误的，两个以上的机关联合行文，主办机关应排列在前，应该说这里不存在尊重、客气的问题，谁主办谁在前。
3、成文日期模糊不清
常见机关打字员将公文的成文日期打成拟文日期，联合行文的公文成文日期误打成本机关的签发日期或拟文日期。成立日期，关系文件的生效或形成时间。因此，必须写得明确完整，一般的文件，以最后签发机关签发日期为准。
4、发文字号编写不规范
发文字号是由发文机关编排的文件代号，它的作用一是统计发文的数量便于管理；二是查找和利用文件时，可以作为文件的代号使用。
有的机关文秘人员调动频繁，工作出现断层现象，加之公文知识培训不够，拟写公文发文字号常出错误。例如：有的公文发文字号编写为×××字第1999（3）号，有的公文发文字号编写为（1999）×××字第024号，以上两例均不规范，机关代字后都多加“字”“第”两字，造成机关代字不简洁、明了、应删掉，发文字号应按机关代字、年份、顺序号依法排列，规范的发文字号如：北安市人民法院的发文字号是：北法发（1999）20号。
总之，提高公文质量是一项重要的基础工作。它是立卷归档工作的基本条件，也是档案部门开展工作的重要基础，只要各级办公部门加以重视，并有计划地进行检查，采取必要的措施，及时纠正存在的问题，提高与保证公文质量是可以做到的。
二、采取的措施
1、提高文秘人员的思想素质。文秘人员要具备奉献精神，求真务实的精神，开拓进取的精神和精诚协作的精神，只要文秘人员具备了这四种精神，就一定会有强烈的事业心和责任感和一丝不苟的精神，就能尽心尽力地完成工作任务。
2、提高文秘人员的业务素质，在改革开放，市场经济的新形势下，文秘人员为了适应新形势的需要，要博览群书，加强各方面的修养，认真学习好《文书学》、《档案管理学》和《机关应用文》等专业知识，加强专业知识的学习，开展必要的文秘知识培训，使文秘人员练好基本功，适应工作需要。
3、文秘人员要当好领导的参谋和助手，要发挥主动性和创造性，不断深入实际调查研究，全面熟悉本单位的工作情况，帮助领导出主意，想办法，当好参谋，发现问题及时反映，卓有成效地完成好各项工作任务。
4、领导重视，切实加强对文秘工作的领导。领导要以身作则，教育全体干警认清文秘工作的重要性和文秘工作在机关工作中的地位和作用，克服只重视本单位的专业工作，轻视文秘工作的认识。选择文秘人员时，要把具有较高文化知识和各方面表现突出的同志选配到文秘岗位上来，同时，帮助文秘人员解决工作、生活中的实际问题，在政治待遇和生活待遇上要与其他庭、科、室同等待遇。
黑龙江省北安市人民法院 闵涛
联系电话0456—6421667
邮编164000

贵州省黔东南苗族侗族自治州人民政府办公室


黔东南府办发〔2005〕94号

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州人民政府办公室关于印发《黔东南州人民政府系统政务信息工作暂行办法》《黔东南州人民政府系统督促检查工作规则》的通知





各县市人民政府、凯里经济开发区管委会，州政府各部门、各直属机构：
《黔东南州人民政府系统政务信息工作暂行办法》、《黔东南州人民政府系统督促检查工作规则》已经州人民政府领导同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。各县市、各部门要结合实际，进一步健全各项工作制度，促进各项工作高效、规范、有序进行。




　　 　　　　 二○○五年十月十三日











黔东南州人民政府系统政务信息工作
暂　行　办　法





　　第一章　总　则
　　第一条　为了发挥政务信息在政府工作中的重要作用,不断提高政务信息工作水平,使政务信息工作规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
　　第二条　政务信息工作必须全面贯彻“三个代表”重要思想,遵守宪法、法律、法规,坚持实事求是的原则。
　　第三条　政务信息工作是各级政府及其部门的一项重要工作，政务信息工作的主要任务是反映政府工作及经济社会发展中的重要情况,为政府把握全局、科学决策和实施领导提供及时、准确、全面的信息服务。
　　第四条　政务信息工作以为本级政府服务为重点，同时为上级政府和下级政府做好服务。各级人民政府及其部门要加强对政务信息工作的领导，完善信息工作报送制度，严格遵守保密规定，确保信息渠道快捷、畅通和及时报送。

　　第二章　政务信息工作机构和队伍
　　第五条　州政府办公室负责全州政务信息工作的组织、协调、联络和业务指导。负责收集、编辑全州政务信息 ；负责向省人民政府办公厅报送政务信息。 　　
　　第六条　各级政府及其部门要建立健全政务信息工作机构，明确分管领导，并配备专职政务信息工作人员。
　　第七条　政务信息工作机构的主要职责:
　　(一)依据党和国家的方针、政策,结合本地区、本部门的工作部署,研究制定政务信息工作计划,并组织实施。
　　(二)做好政务信息的采集、筛选、加工、传递、反馈和存储等日常工作,确保各个环节运转正常。
　　(三)结合各级政府的中心工作和各级领导在各个时期所关注的问题,组织开展信息调研,提供有情况、有分析、有建议的专题或综合信息。
　　(四)组织开展政务信息工作经验交流,指导下级单位的政务信息工作。
　　(五)组织本地区、本部门政务信息工作人员的业务培训。
　　第八条　政务信息工作人员应具备的基本条件:(一)努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,热爱政务信息工作,有事业心和责任感。(二)熟悉党的路线、方针、政策,熟悉政府或者部门的主要业务工作。(三)掌握政务信息工作的基本知识和工作技能,具备一定的经济、科技和法律等方面的基本知识。(四)具有综合分析、文字表达和组织协调能力。(五)严格遵守党和国家的保密法规和制度。
　　第九条　信息工作人员工作发生变动时,须报上级信息主管部门备案，并尽快安排人员补岗。

　　第三章　政务信息工作制度
　　第十条 各级政务信息工作机构应围绕政府中心工作，研究制定政务信息工作计划 ，积极为领导提供及时、准确的信息服务。
　　第十一条　下级政府要向上级政府报送信息，政府各部门要向本级政府和上级部门报送信息。下级政府或部门对上级政府或部门要求报送的信息,必须经本级政府或部门负责信息工作的领导签发后按要求及时报送。
　　第十二条 上级政府要定期向下级政府及部门通报信息报送参考要点,每月通报一次信息采用情况，年终进行考核评比，对在政务信息工作中成绩突出的单位和个人给予表彰。
　　第十三条　充分利用州政府办公室信息刊物及电子网络平台，在依法保守机密的前提下,实现全州政务信息资源的交流与共享。

　　第四章　政务信息工作的基本要求
　　第十四条 政务信息工作要提高服务质量，报送的政务信息须符合下列要求：
　　（一）反映的情况准确可靠，重要大事件上报前，经过核实；
　　（二）信息中的事例、数字、单位准确无误；
　　（三）急事、要事和突发性事件报送迅速，必要时要连续报送；
　　（四）坚持实事求是的原则，做到有喜报喜，有忧报忧。
　　（五）主题鲜明，文题相符，言简意赅，力求用代表性的数据，反映事物的概貌和发展趋势；
　　（六）反映本地区、本部门的新情况、新问题、新举措、新经验要有新意；
　　（七）反映情况和问题力求有一定的深度，透过事物的现象，揭示事物的本质和深层次问题，努力做到有情况、有分析、有预测、有建议，既有定性分析，又有定量分析；
　　（八）适应科学决策和领导需要。
　　第十五条 各级政务信息工作机构之间要加强联系与沟通，及时收集和掌握各种经济和社会动态信息，向各级政府领导提供信息服务。
　　第十六条 各级人民政府及其部门要适时安排政务信息工作人员参加各种会议、阅 读文件、参与调查研究等，积极为政务信息工作人员做好工作创造条件。
　　第十七条 各级政务信息工作机构应加强政务信息化建设，在遵守保密规定的前提下，依托州政府办公室电子公文传输系统平台和政府门户网站，实现政务信息资源传输、共享和及时公开。

　　第五章　附　则
　　第十八条　本办法由州政府办公室负责解释。
　　第十九条　本办法自下发之日起施行。













黔东南州人民政府系统督促检查工作规则





　　第一章　总　则
　　第一条　为了保证党和国家各项方针、政策及州政府重大决策、重要工作部署的贯彻落实，推进全州政府系统督促检查(以下简称督查)工作逐步走上规范化、制度化和科学化的轨道，确保政令畅通，提高工作效率，制定本规则。
第二条　各级政府及其部门必须高度重视督查工作，增强督查工作意识，改进督查工作方式，加大督查工作力度，使政府的各项决策和工作部署得到有效落实。
第三条　各级政府及其部门应加强对督查工作的领导，政府及部门主要负责人是督查工作第一责任人。同时，应确定一名负责同志分管督查工作。
各级政府应设立督查工作机构，配备督查人员，保证督查工作的正常开展。
州政府办公室是州政府督查工作的主管部门，按照州政府领导要求，负责全州政务督查工作的组织、指导、协调和检查。

　　第二章　任务和原则
　　第四条　督查工作的主要任务
　　(一)党和国家路线、方针、政策以及本级政府重大决策、重要工作部署的贯彻落实情况。
　　(二)上级和本级政府及各部门下发的重要文件的贯彻落实情况。
　　(三)本级政府重要会议决定事项的贯彻落实情况。
　　(四)重大工程和实施项目的进展情况。
　　(五)上级和本级政府领导批办和交办事项的落实情况。
　　(六)群众反映强烈、领导十分关注的问题处理情况。
　　(八)其它需要督查的事项。
　　第五条　督查工作的基本原则
　　(一)坚持领导督查与督查机构相结合的原则。各级政府及各部门领导要身体力行，做到每一项重大决策有布置、有检查、有落实、有结果。同时，要注意发挥督查工作机构和专职督查人员的作用，及时交办督查事项，并提出具体要求。督查工作机构及督查人员要按照领导要求、督查工作规则和程序，积极开展督查工作。
　　(二)坚持分流承办、分级负责的原则。各级督查工作机构主要负责本级政府和部门的督查工作，并承办或协办上级机关交办的督查事项。督查工作机构根据督查事项及其涉及的范围，将督查工作任务分解下达给各有关职能部门和单位，实行分级负责，分级办理。
　　(三)坚持实事求是的原则。各级督查机构工作人员要深入实际，深入群众，把调查研究贯穿于督查工作之中，全面真实地了解和反映情况，提出解决问题的意见或建议。
　　(四)坚持讲求时效的原则。各级督查机构和工作人员要在规定的时间内完成督查任务，并及时反馈督查结果，做到事事有着落，件件有回音。
　　（五）坚持保密原则。各级督查机构和工作人员在督查工作中，对涉密的督办事项，要严守保密制度，防止泄密。

　　第三章　督查的程序、职权和职责
　　第六条　督查工作的基本程序
　　(一)分解立项。各级督查机构和工作人员应及时对督查工作任务进行登记、分解立项，明确主办单位、协办单位、责任人和完成时限，经本级政府分管领导审定后，及时下发督办通知单。
　　(二)检查催办。各级督查机构和工作人员要主动询问、检查，及时掌握督查事项办理的进展、落实情况，督促承办单位按期完成督查任务。督查方式可采取电话询问、信函督办等形式。对于在各项决策的实施和工作贯彻部署的落实中，凡涉及全局或难以落实的问题，可采取跟踪督查、实地督查和联合督查等方式进行。
　　(三)综合反馈。督查事项办结后，承办单位要将结果书面报送交办单位。交办单位要及时向本级政府领导报告工作落实情况，对不符合要求的事项，退回原承办单位重新办理。
　　(四)立卷归档。督查事项经领导审结后，督查人员按文书处理要求，将有关材料整理立卷，存档备查。
　　第七条　督促检查的职权　
　　（一）根据工作需要，督查人员可查阅有关文件和资料，并参加本级政府及其部门研究部署工作的有关会议。　
　　（二）根据工作需要，督查人员可到承办督查事项的有关单位和地区进行调查，直接了解有关督办事项的落实情况。　
　　（三）根据领导授权和工作需要，督查机构可协调有关单位办理督办事项，或会同有关单位直接参与有关督办事项的调查处理。　
　　（四）定期或不定期通报督查工作情况。　
　　第八条　承办单位职责
　　(一)承办单位必须本着高度负责的态度，按照“交必办、办必果、果必报”的要求，认真办理所承办的督查事项。
　　(二)凡有明确时限要求的督查事项，承办单位要按期办结并及时报告，因特殊情况未能按期办结的，要及时向交办单位说明情况和原因，并根据轻重缓急，适时报告进展情况，待有结果后再续报。
　　(三)需要两个以上单位共同办理的督查事项，要明确主办单位和协办单位。主办单位要主动与协办单位联系、协商，协办单位要积极支持、配合。若双方意见不一致，主办单位应及时向交办单位说明情况，请求予以协调，办理结果由主办单位向交办单位书面报告。
　　(四)承办单位应按要求向交办单位或领导反馈承办情况。反馈的内容要准确、精炼，格式要规范、正确，经主管领导或主要领导审核后，加盖单位公章，报送交办单位。

　　第四章　工作要求
　　第九条 各级政府及其部门要增强督查意识。各级督查机构和工作人员要根据本级政府的工作部署以及领导的重要批示精神，及时提出开展督促检查的建议，提供需要督查的内容、重点和方式。各承办单位在接到《督办通知单》后，应立即报告单位主要领导，及时研究办理方法，明确分管领导及承办人员，严格按照《督办通知单》要求及督查工作程序认真办理。
　　第十条 明确办理时限。承办单位接到《督办通知单》后，要严格按照时限要求，在规定的时限内办结。凡是领导批办交办事项，是急件的，一般应在 1 － 3 天内反馈办理情况；非急件的，一般应在 10 － 15 日内办结；难度较大的，一般应在 30 天内办结；领导有具体要求的，按照领导要求办理。承办单位因特殊情况在规定时限内不能办结的，应以书面形式说明情况。
　　第十一条 提高督办质量。承办单位在规定时限内完成督查事项后，应及时以文件形式向交办单位报告办理结果，对领导批示件的办理结果一般不直接报送领导同志个人。对不符合要求的办理事项，退回原承办单位重新办理。坚决克服推诿扯皮、敷衍塞责、报喜不报忧的现象。
　　第十二条　各级政府及其部门应实行督查通报制度。对贯彻落实政府重大决策、重要工作部署的督办情况要及时予以通报。好的要总结经验，及时推广；差的要查明原因，通报批评。对造成严重后果的，要查清领导责任，严肃处理；对督查工作中做出突出成绩的单位和个人，予以表彰和奖励；对工作敷衍推诿、不负责任、不按要求办理的，予以通报批评。
　　第十三条　各级政府及其部门要积极为督查工作创造良好的工作环境，提供必要的工作条件，明确督查机构的工作职能，安排督查人员列席有关会议、阅读有关文件，跟随领导下基层检查、调研等，支持督查人员坚持原则、大胆工作。
　　第十四条　加强政府系统督查队伍建设，选配政治素质好、业务能力强、具有较高政策水平的同志从事督查工作，并且采取多种形式，加强对督查人员的政治和业务培训，不断提高其政治素质和业务能力。

　　第五章　附　则
　　第十五条　各级政府及其部门应根据本规则，结合本地州、本部门的实际工作情况，制定各级政府和部门督查工作的具体规定或实施办法。
　　第十六条　本规则自下发之日起施行。